転職活動をする際、採用担当者とのやり取りがメールで行われる事が度々あります。
社会人にとって、どのような状況においても人と関わる上でマナーを守る事は必要不可欠です。
その中でも、メールは直接表情や声が分かりかねるので、たった一つの文章でも相手に与える印象は大きく変わります。
転職でメールのやり取りをする際、抑えておくべきポイントはどういうものでしょうか。
目次
件名や内容はシンプルで分かりやすく。改行をうまく使ってスマートに
ビジネスにおけるメールでは、スピード感が要求されます。
そのため、担当者の方がすぐに対応できるよう、内容をシンプルかつ分かりやすく表記する事が大切になります。
件名には用件と名前を表記し、誰からのどのような用件のメールが来たかを分かるようにします。
（例）
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件名：面接日程についてのご連絡 転職太郎
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また、本文は簡潔明瞭に、余白をとりながら受け取り手が何を答えれば良いかをすぐに理解できるようにします。
特に面接日については、こちらから日程候補をいくつか挙げてやり取りを行うことがよくあります。その場合は、箇条書きにして伝えるのがスマートです。
（例）
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株式会社××ホールディングス ◯◯◯◯様大変お世話になっております。
転職太郎です。ご連絡いただきありがとうございます。
私の予定ですが、下記の日程でしたらお伺いすることが可能です。7月1日(月) 14:00〜17:00
7月2日(火) 15:00〜18:00
7月3日(水) 13:00〜19:00お手数かとは存じますが、
上記日程で調整していただくことは可能でしょうか。お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いたします。
転職太郎
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送り先がどんな設定でも読みやすいようにするのが大人のマナー
メールを送る際は、相手のパソコンがどのような設定になっているか分かりません。
そのため、文字化けの可能性がある記号の使用は避け、どのようなメールソフトでも対応できるテキスト形式に設定します。
改行がおかしな位置にならないよう、30文字程度で段落を変えるようにするべきでしょう。また、項目ごとに一行スペースを空けると、より見やすくなります。
企業へメールを返信する場合は、相手がどのメールの返信かが分かるよう件名に「Re」はつけておくべきです。本文を引用して返信する場合は、長くなりすぎないように注意が必要です。
敬語や文章構成、誤字脱字は送信前にチェックするのが基本
どれだけ簡潔なメールでも、内容に誤りが見つかるとそれだけで品位を疑われます。
今はネット等で検索すれば、メール文章のサンプルやテンプレートがすぐに見つかるので、参考にすると良いでしょう。
敬語や誤字脱字は送信前にもう一度作成した文章を確認し、必ずないように注意が必要です。
特に会社名、担当者名、日程や時間等を間違えると非常に失礼です。
何度も読み返してチェックし、確信を持って送信するべきでしょう。
メールでの自己PRは、百害あって一利なしと心得よ
とくに初心者が犯してしまいがちなのは、メールで自己PRをしてしまうことです。
あくまでメールのやりとりは、面接などの段取りを調整するためのコミュニケーションです。
その場で余計な自己PRは、ボリュームも相手の手間も増えてしまい、下手をすると場の空気を読めない人と思われてしまう可能性もあります。
マイナスになることはあっても、プラスになることは決してないので、メールでの自己PRは避けるべきでしょう。
メールで一番大切なのは、受け取った相手に対する気遣い。それが一番のPRになる
ストレスのない言葉使い、見やすい文章構成、返信時間や全て相手が不快にならないように、やりやすいようにという気遣いがなくてはなりません。
メールのやり取りは減点方式であり、いかにマイナスポイントを生まないかが重要です。
メールで細かな気配りができているから採用に繋がるとは言えませんが、悪い印象を与えない事は間違いないでしょう。
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